Табель учёта рабочего времени

 

Благодаря табелю учета рабочего времени работники бухгалтерии смогут определить уровень заработной платы и других выплат, которые положены сотрудникам фирмы.

Также данный документ позволяет начальнику мониторить соблюдение рабочего режима, первым узнавать о прогулах, болезнях подчиненных и переносить эти сведения в статистическую отчетность. Для правильного заполнения подобных бланков, необходимо знать о некоторых особенностях, прописанных в действующем законодательстве.

Отметим, что табель учета рабочего времени может понадобиться инспекторам труда и налоговым организациям. Получив его на руки, сотрудники указанных инстанций смогут вычислить совершались ли по отношению работников нарушения, к примеру, незаконные переработки.

Если в случае проверки будет обнаружен факт эксплуатации труда и другие нарушения, руководителю предприятия выпишут штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Что же касается крупных компаний, то для них штрафные санкции могут оказаться намного серьезней — некоторые фирмы выкладывают по 50000 рублей за несоблюдение установленных законом правил.

Правила заполнения табеля

Исходя из действующего законодательства, табель учета рабочего времени имеет две стандартизированные формы.

Обоснование легитимности указанных бланков заверено постановлением Госкомстата России от 1 мая 2004 года.

• Форма №Т-12 предназначается для заполнения табеля или же кадровых документов вручную.
• Форма №Т-3 — предназначается для компаний, которые ведут компьютеризированный учет рабочего времени. После распечатки на документе ставятся подписи ответственных лиц.

Но если у вас нет под рукой нужных бланков, то табель учета рабочего времени может быть составлен в свободной форме. За основу берутся примеры выше обозначенных документов с небольшими изменениями. Например, доработать или сделать проще.

Какая информация должна содержаться в табеле?

Самые главные сведения, которые прописываются в данном документе — это количество отработанных сотрудником часов и дней. Если были прогулы или отгулы, то о них также не стоит забывать и занести в бланк. Кроме того, нужно указать причины, по которым работник отсутствовал на рабочем месте. Каждая такая причина имеет стандартный код, прописанный в форме Т-№12. Этот же шифр может быть использован и в электронном варианте Т-№13.

Табель учета рабочего времени вправе заполнять лишь уполномоченный сотрудник. После внесения всех данных и тщательной проверки, его обязан подписать руководитель структурного подразделения, а также человек, который несет ответственность за кадровый учет. После подписания листа, он передается в бухгалтерию.

Заполняется табель учета рабочего времени каждый месяц.

Когда компания устанавливает дополнительные выходные дни для своих сотрудников, об этом также нужно упомянуть в документе. Что касается рабочих часов в праздничные дни, то для них придуман специальный код.

Требования к заполнению

Табель по учёту рабочего времени составляется на основе производственного календаря, который разрабатывается Министерством труда РФ и утверждается правительством. В 2019 году из 365 календарных дней 247 являются рабочими и 118 выходными и праздничными.

Количество рабочих часов (р/ч) в зависимости от продолжительности рабочей недели составит:

• 40-часовая рабочая неделя — 1970 р/ч;
• 36-часовая рабочая неделя — 1772 р/ч;
• 24-часовая рабочая неделя — 1179 р/ч.

Рабочими днями, сокращенными на 1 час станут: 22 февраля, 7 марта, 8 мая, 9 июня и 29 декабря. Посчитать общее количество часов можно благодаря таблице:

В документе обязательно должны присутствовать такие графы:

• официальное название организации и подразделения;
• дата составления, сроки, на протяжении которых будет заполняться бланк, номер записи;
• личные данные работника: фамилия, имя и отчество, присвоенный табельный номер или должность (в случае, если табельные номера не используются);
• количество рабочих дней (они должны быть разбиты на две половины – до и после 15 числа вне зависимости от общего количества дней в текущем месяце);
• итог за весь месяц, выраженный в количестве отработанных часов и дней;
• выходные и праздничные дни.

Кроме того, в документе обязательно отражаются прогулы, оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счёт или неявки на работу по иным причинам. Все причины таких пропусков индексируются кодами из формы N Т-12.

Вести учёт и заполнять все графы имеет право только уполномоченное лицо (чаще всего — табельщик). Если заполнением занимался другой человек, документ считается недействительным и это признаётся основанием для штрафа.

Ежемесячно табельщиком подготавливается и заполняется новый бланк. В конце месяца после сбора всех необходимых подписей (руководителя отдела кадров и руководителя подразделения) заполненный бланк передаётся бухгалтеру для начисления заработной платы.

Особые обозначения

Для обозначения в ячейках бланка рабочих дней, больничных, командировок существуют особые обозначения, предписанные Госкомстатом:

• неоплачиваемый выходной в табеле обозначается буквой В;
• выходной, во время которого работнику начисляется средний суточный оклад – ОВ;
• если работник присутствовал на рабочем месте в праздничный день, он имеет прибавку к оплате этого дня и ещё один выходной – код НВ;
• двойная оплата за работу в праздничный день без добавочного выходного – код РВ;
• командировка по оформленному приказу – К или код 06;
• явка после командировки – Я или 01;
• отсутствие по причине больничного – Б.

В обычный рабочий день в табель, как правило, вносится число отработанных часов.

На основании табеля по учёту отработанного времени за 2019 год начисляются не только заработные платы. Эти же формуляры предоставляют для перепроверки во время инспекций налоговых служб для подтверждения правильного отчисления налогов.

Видео о правилах ведения табеля рабочего времени:

Работа в праздники

Если специалист вышел на рабочее место в праздничные дни, то фирма должна оплатить ему за эти часы в двойном размере или же доплатить по одинарной ставке выше оклада и предоставить дополнительный выходной. Такие периоды в табеле стоит отмечать кодом “РВ”. В том случае, если сотрудник решил взять еще один выходной, в табель заносится шифр “НВ”.

Не нужно забывать и про командировочные рабочие дни. Они обозначаются в табеле учета рабочего времени, как “К” или цифровым кодом “06”. После того, как человек возвращается на свое основное рабочее место, в форме ставится буквенный шифр “Я” или цифровой “01”.

По окончанию, данный документ следует хранить в архиве не меньше 5 лет. На предприятиях с повышенным травматизмом, а также вредными условиями труда подобные отчеты хранятся около 75 лет.

Обозначение выходных дней в табеле

Код учета выходных дней в форме может быть разным. Все зависит от того, каким образом предприятие оплачивает эти выходные дни, а также по какой причине они были предоставлены сотрудникам.

• Работникам дали внеочередной выходной день, а фирма уменьшила на них норму рабочего времени за месяц. В таком случае сотрудникам должны выплатить полный оклад. А вот за выходные дни, люди не получат никакой оплаты. Эти дни обозначаются в табеле шифром “В”.
• Работники фирмы идут на выходной, и эти дни оплачиваются по среднему. Выходит, за отработанные часы, работники получат оклад в полной мере, а за выходные дни — среднюю заработную плату. Такой случай обозначается в табеле, как “ОВ”.

Налоговые отчисления и табель учета рабочего времени

Как уже говорилось ранее, на основании информации из этого документа сотрудникам компании начисляют заработную плату. Во время проведения налоговых проверок, руководство должно предоставить правдивые данные о количестве часов и дней, отработанных каждым сотрудником.

Именно таким образом может подтвердиться справедливость начисленной зарплаты. В том случае, когда в ходе проверки обнаружатся какие-то нарушения, то сумма налога на прибыль, естественно, будет неправильной. Уже за подобные упущения на фирму могут быть наложены серьезные штрафные санкции.