Отпуск является одним из самых долгожданных периодов в трудовой жизни любого гражданина РФ. Российское законодательство защищает интересы всех трудоустроенных лиц, поэтому в нем четко прописано, что работник, который заключил с руководством фирмы трудовой договор, каждый год имеет право на 28 календарных дней отдыха, и не менее 14 из них должны составить непрерывный период. Так что делить отпуск можно не более чем на два этапа.
В законодательстве также прописано, что форма сотрудничества с компанией не важна – отпуска предоставляются совместителям, сезонным работникам, тем, кто работает по срочному договору и сотрудникам-надомникам. Главное, чтобы отношения с работодателем были оформлены в виде договора. Безусловно, отправиться на заслуженный отдых приятно, но еще приятнее уйти в отпуск не за свой счет, а получить перед ним положенную выплату в виде отпускных.
Система, регулирующая расчет отпускных, в России давно устоялась, и не предусмотрено никаких существенных инноваций в данном вопросе. Любой бухгалтер с легкостью рассчитает отпускные для сотрудника, который отработал весь год без больничных и пропусков, получая стабильный оклад без вычетов или дополнительных начислений. Тем не менее, незначительные изменения в бухгалтерских подходах иногда внедряются, поэтому давайте разберемся, как нужно проводить расчет отпускных выплат.
Что нужно учесть при выплате отпускных?
Проводя подготовку к расчету отпускных выплат, бухгалтер должен учесть следующие моменты:
- при вычислении значения среднедневного заработка нужно учесть коэффициент, на который был индексирован оклад сотрудника в прошлом году;
- важно помнить, что сейчас уплата подоходного налога с полученных средств происходит не в сам день, когда они были начислены, а в последний день месяца, в котором была совершена данная операция. Кроме того, не забывайте о новой отчетной форме для таких операций – 6-НДФЛ;
- согласно действующим нормам, отпускник должен получить положенные ему выплаты за три дня до того, как он фактически уйдет на отдых.
Расчет отпускных: новый закон
Отметим, что общий порядок расчета отпускных сохраняется. Новый закон не принят: в расчетах по-прежнему необходимо руководствоваться постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. Последние изменения в нем относятся к расчету среднемесячной зарплаты для руководящего состава внебюджетных фондов, поэтому их в счет не берем. В 2019 году при расчете отпускных надо руководствоваться общим правилом: каждый день отдыха оплачивается из среднего дневного заработка. То есть при расчете отпускных за дни ежегодного оплачиваемого отпуска применяется формула:
Сумма отпускных = средний дневной заработок x количество календарных дней отпуска. Количество дней отпуска необходимо брать согласно приказу на отпуск, а средний дневной заработок зависит:
— от суммы выплат, начисленных в расчетном периоде;
— количества дней в расчетном периоде.
Расчетный период для основания выплат
Расчетный период Расчетный период — это период времени, за который считают сумму выплат и количество календарных дней. Согласно статье 139 ТК РФ, есть два способа определить расчетный период:
— взять 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска;
— выбрать другой период.
То есть расчетный период для отпускных — это либо 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска работника, либо особый расчетный период, который работодатель устанавливает на своей усмотрение. Стандартный расчетный период 12 месяцев напрямую зависит от даты начала отпуска. Текущий месяц, в котором сотрудник идет в отпуск исключается. Началом расчетного периода считается месяц, предшествующий началу отпуска. В расчетный период попадают не все дни предыдущих 12 месяцев. Например, если сотрудник оформлен с середины года, то надо взять только фактически отработанное время. Исключить из периода нужно все дни, в которые были начислены различные социальные пособия, работа была прервана по причине простоя или забастовки.
Дни, исключаемые из расчетного периода, установлены пунктом 5 Положения № 922. Период может быть больше или меньше года. Например, более 12 месяцев период может быть установлен, если зарплата меняется в течение года или если из периода исключены по каким-то причинам продолжительные периоды (в частности, постоянные длительные командировки). Или, например, период от 3 до 6 месяцев. Но, если установлен особый расчетный период, то отпускные надо посчитать дважды — и за 12 месяцев, и за особый период, сравнив и выбрав большую сумму, положенную работнику. В любом случае работодатель должен установить такой расчетный период, который не будет ухудшать положение работника.
Порядок расчета отпускных выплат
Прежде всего, выплаты, положенные работнику, зависят от величины его среднего дневного заработка, который начислялся в расчетном периоде. Обычно данный период составляет 12 месяцев, так как в российской практике мало кто уходит в отпуск через полгода, хотя в трудовом договоре может быть прописан и такой пункт. Если расчет отпускных подходит под вышеописанный случай, то формула, которой пользуется бухгалтер, выглядит максимально просто:
СДЗ=ЗП / (12*29,3)
Где:
- СДЗ– сумма среднего дневного заработка;
- ЗП– сумма оклада, полученная отпускником в расчетном периоде;
- 12– количество месяцев в году. Бывают ситуации, когда работник уходит в отпуск, протрудившись на фирме или в организации меньше 12 месяцев – например, через 6 или 10. В этом случае в формулу нужно подставить соответствующее значение. Отдельно следует упомянуть, что время, в которое сотрудник фактически не работал, вычитается из расчетного периода. Согласно российскому законодательству, к периодам вычета относятся дни организованных забастовок, стачек, неоплачиваемых отпусков (в том числе декретных и по уходу за детьми), простоев, которые произошли по вине самого сотрудника, а также выходные и государственные праздники.
- 29,3– среднее число дней, приходящихся на один рабочий месяц. Напомним, что еще несколько лет назад данный показатель составлял 29,4.
В конечном итоге, полученное значение нужно умножить на то число дней, которое работник проведет в отпуске, чтобы получить сумму для начисления отпускных выплат.
Расчет отпускных с учетом больничных и отгулов
Отдельно нужно рассмотреть случаи начисления отпускных, которые относятся к индивидуальным, ведь каждый работник может взять неделю больничного, или же написать заявление на отгулы в силу личных обстоятельств. Такие периоды следует вычесть из указанной выше формулы.
Рассмотрим гипотетическую ситуацию. Например, сотрудник Иванов взял больничный лист на период 2-12 апреля, пропустив десять дней работы. Всего в апреле 30 дней, а значит, Иванов был на рабочем месте на протяжении 19 дней апреля. Суммарный расчет календарных дней выглядит так:
(29,3/30)*19 = 18,55
Подставляем полученный результат в вышеприведенную формулу, чтобы получить значение среднедневного заработка Иванова:
СДЗ = ЗП / (11*29,3+18,55)
Кроме того, за время работы сотрудника его оклад может быть подвергнут индексации, а значит, в наших расчетах следует отобразить и этот коэффициент. Его можно найти путем деления суммы оклада после повышения на сумму оклада до момента процедуры индексирования.
Например, на протяжении 10 месяцев Иванову начислялся ежемесячный оклад в 20000 рублей. Потом предприятие повысило вознаграждение для своих сотрудников, вследствие чего Иванов стал получать уже 25000 рублей. На больничные Иванов не ходил и дней за свой счет не просил на протяжении всего года. Исходя из всех имеющихся данных, коэффициент индексации рассчитывается путем простого деления 25000 на 20000, то есть 1,25. Если подставить его в формулу, то расчеты среднедневного заработка примут такой вид:
(10*20000*1,25+2*25000)/12/29,3 = 853,24
Умножив данное значение на число дней отпуска Иванова, получим сумму, которую ему нужно будет начислить. Например, если Иванов идет в отпуск на 28 дней, ему нужно выплатить 23890 рублей и 78 копеек.
Отпускные при дополнительных начислениях
Бывают ситуации, когда работникам в течение предотпускного периода была начислена премия или дана надбавка за класс, выслугу, особую сложность работ. Все эти выплаты необходимо учесть при проведении расчета сумм отпускных выплат. Например, если работник премируется ежемесячно, то сумму премии нужно приплюсовать к зарплате. Однако если в каком-то месяце премирование проходило два раза, то в расчет можно включить лишь одно из них.
Решение о том, какая именно премия будет отражена в расчете, принимает работодатель или его представитель в виде главного бухгалтера. Сумму одноразового премирования нужно разделить на число месяцев, которые учтены в расчете, а полученный результат приплюсовать к месячной зарплате. Однако премии берутся в расчет, только если они относятся к текущему календарному периоду. Например, если Иванову была выдана премия за работу в 2017, то в расчете отпускных эта сумма не учитывается.
Выплаты, которые не учитываются
Бухгалтерам нужно помнить, что существуют категории выплат, которые не включаются в расчет отпускных. К числу таких позиций относятся:
- разовые начисления, связанные с командировками или особыми поручениями, а также премирование вследствие сделанных изобретений или рационализаторских предложений;
- выплаты, начисленные работникам к праздничным датам и юбилейным дням, поощрения за активную общественную работу;
- выплаты социального характера, к числу которых относятся пенсии, субсидии, пособия по инвалидности;
- выплаты, которые предприятие начисляет работникам для санаторного отдыха, включая оплату билетов и питания;
- поощрение, начисленное за получение призового места на конкурсе или соревновании;
- компенсации за приобретение спецодежды, обуви или средств гигиены, а также их стоимость в случае, если они выдаются самой фирмой.
Расчет отпускных при увольнении
Часто работники находят новую работу или их может не устраивать что-либо на текущем месте. В этом случае они решают уволиться. Тогда между сотрудником и работодателем также возникает вопрос о компенсации отпускных. Разумеется, человек, который уволился, уже не имеет право на получение отпускных, но компенсацию за непотраченный отпуск получить обязан. Тогда начисление суммы будет происходить по другой схеме. Расчет идет, начиная со дня последнего отпуска и до увольнения. То есть, если при обычной схеме выплаты начисление идет за весь год, то здесь за количество последних отработанных месяцев.
При получении компенсации за потерянный отпуск нужно заполнить специальный бланк для ее выплаты. Кроме выплаты за неиспользованный отпуск работник может получить выплаты за дополнительный отпуск по уходу за детьми. В этом случае, сотрудник получит компенсацию за два неиспользованных отпуска.
