С 1 июля вводится в действие новый стандарт, определяющий порядок заверения трудовых книжек на территории РФ. И, несмотря на то, что предложенный ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер и предприятия не обязаны применять его в своей практике, разработчики стандарта советуют оформлять копии трудовых книжек в соответствии с новыми правилами, так как они понятны и тем, кто выдает такие документы (компаниям, организациям, предприятиям и т. д.), и тем, кто их получает (наемным работникам).
Содержание
Для каких целей может выдаваться заверенная копия
В соответствии с нормами профильного законодательства, сотрудник вправе обратиться к своему работодателю для получения заверенной копии трудовой книжки, не поясняя, для каких целей она ему необходима. Как правило, такой документ требуют коммерческие банки при выдаче кредитов (чтобы убедиться в платежеспособности клиента), или органы социальной защиты при принятии решения о назначении пособий или льгот.
После обращения сотрудника работодатель обязан в течение трех рабочих дней с момента принятия составленного в письменном виде заявления выдать ему заверенную копию, что предусмотрено статье 62 ТК РФ. В случае нарушения сроков сотрудник, руководствуясь статьей 5.27 КоАП, может обратиться в инспекцию, которая может оштрафовать работодателя-нарушителя.
Если предприятие отказывается выдать документ, превышая тем самым свои полномочия, гражданин также может обратиться за помощью в Прокуратуру, ссылаясь на нарушение своих прав и законных интересов.
В отдельных случаях такой документ может потребоваться и работодателю. К примеру, если он планирует получить возмещение расходов по ранее выплаченным пособиям. При обращении в соцстрах данные трудовых книжек используются для подтверждения стажа работы, что необходимо для расчета размера пособия. И хотя это не является обязательным условием для получения возмещения по уволенным сотрудникам, на что указывает текущая судебная практика, лучше хранить копии их трудовых книжек, чтобы впоследствии не пришлось оспаривать сумму выплаченной компенсации в судебном порядке или осуществлять розыск ранее уволенных работников для получения необходимой информации.
Предварительная подготовка
Новые правила по трудовым книжкам в России с 1 июля не меняют порядок осуществления такой процедуры: прежде чем заверить копию, следует проверить, наделено ли должностное лицо, которое будет подписывать документ, такими полномочиями. А сотрудник отдела кадров должен провести сверку с документацией, чтобы удостовериться, что в книжке отражены все записи о переводах и других нюансах профессиональной деятельности. Если несоответствие будет выявлено после заверения копии, она будет считаться недостоверной, и придется заново делать такой документ (не допускается вносить новые сведения в копию).
Основные правила
Вступившие в силу с 1 июля новые правила по трудовым книжкам не меняют порядок их заверения, что осуществляется в соответствии с ранее утвержденным ГОСТом Р 6.30-2003. Исходя из его требований, подпись заверителя должна содержать в себе такие элементы:
- слово «Верно», фраза «Копия верна» или произвольная словоформа аналогичного смысла;
- указание должности сотрудника, который заверяет документ;
- собственноручная подпись заверителя и ее полная расшифровка (с указанием занимаемой им должности);
- дата подписания.
Если на момент предоставления копии гражданин трудоустроен у работодателя, то такую информацию тоже можно указать при заверении. Исключение возможно только в том случае, если в ближайшие дни он будет уволен в принудительном или добровольном порядке.
Если документ будет передаваться в другую организацию, то в соответствии с требованиями по трудовым книжкам, с 1 июля необходимо сделать запись о том, где на момент предоставления дубликата хранится ее оригинал.
Выданный документ не подлежит регистрации в качестве исходящей корреспонденции.
Где хранится подлинник
Руководствуясь пунктом 5.26 действующего ГОСТа Р 7.0.97-2016, при заверении книжки уполномоченное лицо должно указать не только место хранения оригинала (наименование компании-работодателя), а и прописать реквизиты дела, в котором хранится данный документ. Но такое требование не актуально для предприятий МСБ, которые имеют ограниченный штат сотрудников и работают без отдела кадров. Трудовые книжки они предпочитают хранить в сейфах или противопожарных шкафах, доступ к которым открыт только у определенных должностных лиц (это не является нарушением закона, если обеспечена безопасность хранения подлинников). В этом случае при заверении копии указывается только полное наименование организации, которая несет ответственность за хранение документов строгой отчетности.
Будет ли в России отмена бумажных трудовых книжек
На самом деле, в последние годы часто рассуждают по поводу того, что бумажные трудовые книжки могут быть полностью упразднены в пользу электронного документа. Подобное решение имеет и плюсы, и минусы, и сейчас лишь обсуждается общественностью.
Косвенно может намекать на то, что бумажные трудовые книжки пока изымать из оборота не будут, одно из положений пояснительной записки к проекту поправок в правила их ведения. Министерство труда и социальных отношений обращает внимание, что Минфину, заведующему порядком производства бланков для трудовых книжек, также следует ввести в него поправки по причине морального устаревания существующего порядка.
